Al iniciar el año por Ley de Presupuesto se asigna a cada unidad de organización los montos establecidos en cada partida.
Mediante un formulario llamado “Solicitud de Reestructuración” se solicita a la Dirección General de Presupuesto, una “Habilitación de la partida presupuestaria” para contar con la disponibilidad de los fondos, aclarando el destino, motivo y monto de dicho pedido.
En caso de haberse agotado el monto asignado en la partida, se solicita mediante este formulario un “Refuerzo Presupuestario”, aclarando destino, motivo y monto.
Una vez que se cuenta con la disponibilidad en las partidas se procede a realizar las compras ordenadas por Presidencia (de acuerdo al monto de la misma según corresponda se realizan distintos procedimientos según se trate de una Compra Directa, una solicitud de cotización, una licitación privada o una licitación pública)
Cuando se trata de una compra directa se realiza el siguiente procedimiento:
• Se realiza una Orden de Compra por cuadruplicado adjuntando la factura correspondiente al gasto a efectuar.
• Se crea un expediente dándole el número de la orden correspondiente.
• Se efectúa la afectación preventiva, compromiso y ordenado a pagar a la partida que corresponda (Bienes, Servicios y/o Bienes de Capital) en el Sistema de Aplicación Presupuestaria.
• Para poder concretar el pago a los proveedores se debe contar con los fondos correspondientes, efectuando para ello, con los resúmenes de las afectaciones realizadas, el Pedido de Fondos a Tesorería General.
• Cuando Tesorería General nos transfiere los fondos correspondientes a dicho pedido en la cuenta denominada “Habilitación del Tribunal de Cuentas -Gastos” y el gasto está autorizado por Presidencia (a través de su firma en la Orden de Compra Directa), estamos en condiciones de efectivizar los pagos.
Cuando se trate de una Solicitud de Cotización, una Licitación Privada o una Licitación Pública, se efectúa el siguiente procedimiento:
• A través de una Providencia, la Presidencia ordena que se afecten preventivamente los fondos a la partida específica y se efectúe el trámite de compra, según el monto a gastar conforme a legislación vigente.-.
• Se inicia el trámite caratulando un expediente para la adquisición correspondiente por Mesa de Entradas.
• Se procede a realizar la afectación preventiva de los fondos en la partida correspondiente en el Sistema de Aplicación Presupuestaria.
• Por medio del Despacho del Tribunal se realizan el trámite correspondiente efectuando las invitaciones a los proveedores, si se trata de una solicitud de Cotización o una Licitación Privada; o realizando la publicación correspondiente, en caso de tratarse de una Licitación Pública..
• Luego se procede a la apertura de los sobres, volcando las propuestas en el Acta de Apertura.
• Se eleva el expediente a la Presidencia con los resultados para su consideración.
• Presidencia ordena los adjudicatarios y se procede a la publicación de los mismos en la pizarra correspondiente.
• Se realiza la “Orden de Provisión de Bienes y/o Servicios” y se da intervención a Contraloría Fiscal (en caso de corresponder).
• Una vez intervenido el expediente por Contraloría Fiscal se manda a firmar la orden respectiva a Presidencia.
• Se realiza comprobante de compromiso y ordenado a Pagar en el Sistema de Aplicación Presupuestaria.
• A partir de la factura respectiva, procedemos a pedir los fondos y una vez recepcionados los bienes o servicios solicitados, realizamos el comprobante de contabilización de pago en el Sistema de Aplicación Presupuestaria.
• Cumplidos estos pasos se procede a efectuar el pago a los proveedores correspondientes.
