En función a las numerosas consultas que ha recibido el personal de Sala II con respecto a gastos a solventar con la partida de Gastos de Funcionamiento, en cuanto a los viajes realizados por los responsables de los Establecimientos Educativos, recordamos lo normado por el “Manual de Procedimientos – Rendición de Gastos de Funcionamientos de Establecimientos Educativos año 2011-, Capitulo IV, punto 3, páginas 28 y 29.”
3. VIAJES CON FINES EDUCATIVOS
Los Establecimientos Educativos pueden afrontar con la partida de Gastos de Funcionamiento las erogaciones que se efectúen durante los Viajes con Fines Educativos tales como:
• Combustible para movilidad de autos particulares (autorizados) y oficiales,
• Pasajes en caso de usar Transporte Público,
• Alimentos,
• Hospedaje,
• Demás gastos que se ocasionen con motivo del Viaje con Fines Educativos.
PROCEDIMIENTO
Los Responsables deberán:
• Presentar un proyecto con fines educativos y solicitar la autorización por escrito al Ministro de Cultura y Educación.
• Una vez aprobado el viaje y recibida la transferencia, emitirán un cheque a la orden del “Responsable del viaje con fines educativos” dejando constancia de tal hecho con un recibo. Este cheque se definirá como un anticipo de gastos.
El Responsable del Viaje con Fines Educativos realizará los gastos inherentes al mismo solicitando comprobantes (B o C) que cumplan con las normas legales vigentes e identifiquen como cliente al Establecimiento Educativo, y abonará los mismos con dinero en efectivo.
Una vez concluido el viaje los Responsables reunirán todos los comprobantes de gastos (ordinarios y extraordinarios) y los enviarán al Director General de Administración para su autorización posterior.
Por último, si existiese un remanente positivo, los Responsables procederán a realizar el depósito en la Cuenta Bancaria Oficial por dicha diferencia dentro de los cinco días hábiles posteriores a la finalización del viaje. Si por el contrario, durante el viaje surgieran gastos de carácter extraordinario mayores al anticipo recibido, el “Responsable del Viaje con Fines Educativos” podrá abonarlos con fondos propios y solicitar posteriormente el reintegro por el total del faltante.
Al momento de presentar la Rendición de Gastos de Funcionamiento los Responsables deberán adjuntar la siguiente documentación:
• Nota de Autorización para realizar el viaje otorgada por el Ministro de Cultura y Educación la cual deberá indicar: motivo del viaje, itinerario, duración, identificación de los pasajeros, del Responsable del Viaje con Fines Educativos y del personal auxiliar que viajará.
• Copia Certificada del Proyecto que origina el Viaje con Fines Educativos.
• Comprobantes de Gastos.
• Aprobación Posterior de los Gastos realizados durante el Viaje con Fines Educativos con detalle (Nº Factura, Proveedor, Importe) de cada una de las Erogaciones otorgada por el Director General de Administración.
• Recibo del anticipo de gastos con firma, aclaración y D.N.I. del Responsable del Viaje con Fines Educativos.
• En caso de remanente positivo, Boleta de Depósito Original.
• En caso de remanente negativo, el recibo del reintegro firmado por el Responsable del Viaje con Fines Educativos.
Nota: Si el Viaje con Fines Educativos comienza en un período renditivo y finaliza en el siguiente, los gastos ocasionados, de corresponder, deberán ser rendidos en el período en que finaliza el viaje.
