La comunicación Externa de una empresa u organización se define como el conjunto de operaciones destinadas al público externo, es decir, tanto a clientes, poderes públicos, administraciones locales y regionales, organizaciones e instituciones, realizada esta en forma personal o a través de comunicadores sociales.
La comunicación ha pasado a ser una herramienta válida y estratégica dando paso a una nueva etapa más imaginativa que la convierte en Comunicación Integral. Esto no quiere decir que sea la clave del éxito, peros sí forma parte de él, y de hecho a través de ella, vamos a acercarnos cada vez más a la imagen que queremos que se tenga de nuestra institución.
El Estado en general, por su objetivo específico que es el bien común, tiene el deber ineludible de comunicar e interactuar directa o indirectamente con la comunidad en un todo, para que ésta comprenda las políticas a desarrollar en todo su espectro.
Es así que la Mesa de Entrada de un sector clave no sólo en la organización de la documentación y expedientes que ingresan sino también en el proceso de comunicación.
Es el lugar donde se genera un gran caudal de comunicación tanto interna como externa a través de: atención personalizada al público en general, atención telefónica y atención a todos los sectores internos del Tribunal; resultando por ello un sector importante, generador de mensajes dirigidos a crear, mantener y mejorar la relación con los diferentes públicos del organismo, así como proyectar una imagen favorable y positiva.
Resulta entonces que comunicar no es sólo hablar, es saber escuchar y entender con empatía, es aprender a distinguir las emociones y estados de ánimo que acompañan lo que se está diciendo. Comunicar es transmitir nuestras ideas con efectividad, o percibir las ideas expresadas por otros.
Ser efectivo en la comunicación no es informar con claridad, sino agregarle al hecho de la comunicación ese componente emocional y único que determina que tan eficazmente es comprendido y aceptado el mensaje.
Es imposible dejar de comunicarse, ya que hasta el mismo silencio transmite un sentimiento, una emoción o una actitud.
Una comunicación oportuna, entendible y bien direccionada, en el ámbito del Estado, hará que las metas y objetivos propuestos sean alcanzados – en cualquiera de las funciones – con una exactitud meridiana que favorecerá a los planes fijados.
