Informe de retroalimentación Tribunal de Cuentas de La Pampa- Parte II
Como se manifestó en la publicación anterior, en el mes de agosto de 2015 con el objetivo de realizar una evaluación externa, fundamentada en las Bases del Premio Nacional a la Calidad del Sector Público, se recibió al equipo evaluador para que verifique el Informe realizado por la institución según los criterios contenidos en las Bases.
Continuando con la publicación del Informe se detallan las fortalezas y oportunidades de mejora respecto del tercer capítulo referido a los procesos. Las que se mencionan en este informe resultan de la evaluación consensuada de las evidencias presentadas en el Informe Extenso, así como de las recogidas en la visita al Organismo. Cabe destacar que estas últimas se han realizado sobre una muestra, por ello deberían considerarse como orientativas para el camino de la Mejora Continua y la busca de la excelencia que el organismo ha encarado.
Capítulo 3 – PROCESOS
3.0 LIDERAZGO ENFOCADO A PROCESOS:
Fortalezas: Poseen un Sistema de Gestión de la Calidad certificado que abarca todos los procesos del organismo, lo que evidencia el compromiso con la gestión de la calidad de los mismos.
Oportunidades de mejora: Evaluar la efectividad de las acciones emprendidas enfocadas a procesos para asegurar la mejora continua.
3.1 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:
Fortalezas: Lineamientos estratégicos orientados a los funcionarios y responsables de las rendiciones de los fondos públicos, a la adhesión de los integrantes de la organización a las políticas de calidad, a asegurar al Estado y al ciudadano de la Provincia de La Pampa el control del movimiento de los fondos públicos, como así también la legitimidad de los mismos y a gestionar los recursos humanos y presupuestarios necesarios para mantener y afianzar el Sistema de Gestión de la Calidad.
Oportunidades de mejora:
Establecer un procedimiento documentado del proceso de planificación estratégica que describa la metodología empleada para su elaboración, revisión y aprobación, la definición de objetivos específicos, actividades, metas cuantificables por área, plazos de cumplimiento, asignación de responsables y recursos.
Diseñar e implementar un sistema integral de indicadores que permita monitorear periódicamente el cumplimiento del plan y mejorar el proceso de planificación. Presentación de resultados del proceso de planificación estratégica mostrando gráficos de tendencia, desvíos de metas, acciones correctivas y preventivas.
3.2 PLANIFICACIÓN OPERATIVA:
Oportunidades de mejora:
Evidenciar el pasaje de los actuales lineamientos estratégicos a los planes operativos para que el cumplimiento de estos, se traduzca en el cumplimiento de las estrategias definidas.
Presentación de resultados del proceso de planificación operativa mostrando gráficos de tendencia, desvíos de metas, acciones correctivas y preventivas.
3.3 PROCESOS PRINCIPALES:
Fortalezas:
Los procesos principales están identificados y documentados lo que permite su gestión, revisión y mejora.
Oportunidades de mejora:
Diseño e implementación de un sistema integral de indicadores.
Presentación de resultados de los procesos principales mostrando gráficos de tendencia, desvíos de metas, acciones correctivas y preventivas para todos los procesos en el período del premio.
3.4 PROCESOS DE APOYO:
Fortalezas:
La mayoría de los procesos de apoyo están identificados y documentados lo que permite su gestión, revisión y mejora.
Oportunidades de mejora:
Elaboración de procedimientos documentados del proceso habilitaciones, establecer objetivos e indicadores para la medición de su desempeño.
El diseño e implementación de un sistema integral de indicadores que permita monitorear periódicamente el desempeño de los procesos analizando la eficacia de los objetivos planteados para cada uno de los procesos de apoyo.
3.5 CONTROL DE CALIDAD:
Fortalezas: La realización de controles periódicos del Sistema de Gestión de la Calidad certificado por medio de las auditorías semestrales y las reuniones del Consejo de Mejora Continua, para monitorear el funcionamiento del mismo.
Oportunidades de mejora: Monitorear la eficacia de las acciones tomadas en la instancia del Consejo de Mejora Continua, volcando las mismas en un único registro.
Presentación de resultados del control de la calidad mostrando gráficos de tendencia, desvíos de metas, acciones correctivas y preventivas para el período del premio.
3.6 PROVEEDORES:
Oportunidades de mejora: Implementar un sistema de evaluación de proveedores externos y promover la mejora en los servicios y productos provistos por los mismos.
Implementar encuestas de satisfacción del servicio prestado entre las áreas (que realizan los procesos principales y de apoyo) como proveedores internos para su mejora.
Presentación de resultados de proveedores mostrando gráficos de tendencia, desvíos de metas, acciones correctivas y preventivas para todos los procesos en el período del premio.
3.7 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD:
Fortalezas:
Las reuniones mensuales del Consejo de la Mejora Continua que permite el monitoreo y retro-alimentación del Sistema de Gestión de la Calidad.
La auditoría externa anual de mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad que permite su recertificación.
Las Revisiones anuales por la Dirección del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad que permite evaluar el sistema y tomar acciones correctivas y preventivas.
La auto-evaluación necesaria para participar del Premio Nacional a la Calidad que permite conocer el estado de avance de la organización en relación a las bases del premio.
Oportunidades de mejora:
Diseñar e implementar un sistema integral de indicadores, que permita monitorear periódicamente el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad.
3.8 BENCHMARKING:
Fortalezas: La vinculación con algunos Tribunales de Cuenta provinciales para el intercambio de experiencias y el aprendizaje.
Oportunidades de mejora: La sistematización de los procesos de benchmarking, definiendo áreas a comparar periódicamente con indicadores específicos que permite evaluarlos a través del tiempo para incorporar mejoras a la organización y los procesos.
