Introducción
Los expedientes de pago de tipo periódicos son aquellos que por la naturaleza de la prestación o por la modalidad de entrega de los bienes incluyen una contratación de tracto sucesivo
Los contratos de tracto sucesivo son los que regulan una serie de entregas o prestaciones periódicas que perviven durante un tiempo prolongado. Dentro de las operaciones de tracto sucesivo podemos incluir aquellas en las que el proveedor se obliga a entregar una pluralidad de bienes, o prestar una serie de servicios, de forma sucesiva y por precio unitario, sin que la cuantía total se defina con exactitud, por estar subordinadas las entregas o los servicios a las necesidades del cliente.
Este tipo de contratos se contrapone con el de obligaciones de ejecución instantánea, estableciendo que, en este caso, las obligaciones se cumplen de forma inmediata, quedando extinguida la relación con la realización de la prestación prevista, no existiendo continuidad en el tiempo.
Como ya hemos dicho el tracto sucesivo implica que el cumplimiento de las prestaciones se realiza en un período determinado, y que, por deseo de las partes se puede extender para satisfacer sus necesidades primordiales, estableciéndose una serie de términos para su ejecución.
Estos términos pueden ser:
Ejecución continuada: ejecución única pero sin interrupción.
Ejecución periódica: varias prestaciones que se ejecutan en fechas establecidas.
Ejecución intermitente: se da cuando lo solicita la otra parte.
Un ejemplo de contrato de ejecución continuada es el de arrendamiento; los de ejecución periódica serían los de suministro eléctrico, agua o teléfono y los de ejecución intermitente podrían ser aquellos donde el proveedor suministra la mercancía solicitada por el cliente bajo demanda, sin que haya ni plazos de solicitud ni una regularidad en las mismas.
Problemática Renditiva
La rendición de los pagos correspondientes a contrataciones de tracto sucesivo ha acarreado diversos inconvenientes, entre los que podemos mencionar dos:
1) En caso de acompañar a cada pago la totalidad del respectivo expediente, este se ve inmovilizado durante el proceso de control lo que conlleva demoras en los plazos de las distintas tramitaciones periódicas necesarias para dar cumplimiento a los objetos de la contratación; ejemplos: Nuevos Pagos, Redeterminaciones, Sanciones Contractuales, Adicionales, entre otros.
2) En caso de acompañar a cada pago solamente el desglose de la Orden de Pago, la facturación, el comprobante de contabilización de gastos y el comprobante de pagos; se ven resueltos los inconvenientes mencionados en 1) pero a su vez el control se ve dificultado ya que no será posible contar durante su ejecución con la totalidad de los elementos necesarios para verificar que el pago se haya realizado en la forma correcta.
Solución Acordada
Ante la problemática mencionada los organismos involucrados en el proceso de rendición, Tribunal de Cuentas y Contaduría General, acordaron un nuevo sistema realizando las siguientes consideraciones:
Que se detectan problemas operativos en cuanto a la agilidad de los pagos en las contrataciones sujetas a redeterminaciones de precios, dado que en los mismos Expedientes tramitan las liquidaciones y los actos administrativos que reconocen las variaciones;
Que asimismo se verifican inconvenientes en el control de las liquidaciones de certificados de obras públicas, dado los procedimientos actuales que se aplican;
Que para los casos anteriores y el resto de pagos de tipo periódico en general, que tramitan por Expediente de Mesa General de Entradas y Salidas, en ocasiones se producen inconvenientes cuando han sido objeto de observaciones por parte del órgano de control externo, ya que permanecen inmovilizados mientras se subsanan las mismas, dificultando así el cumplimiento de los nuevos pagos;
Que, en el ámbito de sus incumbencias, en los trámites indicados intervienen la Contaduría General de la Provincia y el Tribunal de Cuentas, por lo que en conjunto es conveniente definir procedimientos que contribuyan a la agilidad administrativa y mejora del control;
Por las que, el Presidente del Tribunal de Cuentas y el Contador General de la Provincia emitieron la Resolución Conjunta Nº 234/2011 –TdeC y CGP, y a saber:
Artículo 1º: Para las contrataciones previstas en el artículo 1º de la Ley Nº 2.271 debe generarse un expediente de Mesa General de Entradas y Salidas, para que tramiten los pagos que se efectúen, por todo concepto. Debe iniciarse con referencia al Expediente principal donde tramitó la contratación; incluir copia del proyecto de acto administrativo remitido a la Contraloría Fiscal; conforme del Contador Fiscal y Acto Administrativo definitivo. Esta documentación se adjuntará para el contrato original, modificaciones contractuales, las redeterminaciones de precios y multas, en su caso.-
Artículo 2º: El procedimiento indicado en el artículo 1º se aplicará también para el pago de las contrataciones de obras públicas.-
Artículo 3º: Cualquiera sea el objeto de la contratación, en la medida que genere obligaciones de pagos periódicos y tramite a través de Expediente caratulado por Mesa General de Entradas y Salidas, la Contaduría General o el Tribunal de Cuentas podrán solicitar al organismo contratante –cuando lo consideren conveniente- aplicar el mecanismo previsto en la presente Resolución. También el propio organismo contratante, a su opción, podrá optar por utilizar este sistema.-
Artículo 4º: Para el trámite de observaciones efectuadas en el Juicio de Cuentas –establecido en el Capítulo III del Decreto Ley Nº 513/69-, que correspondan a Expedientes de Pagos de tipo periódico, tramitados por Expediente de Mesa General de Entradas y Salidas, el Tribunal de Cuentas incluirá en dichos Expedientes dos juegos de observaciones y la Contaduría General procederá luego al desglose de uno de ellos. Una vez aprobada la observación, estos antecedentes se enviarán a la Unidad de Organización contratante para que proceda a su archivo en el Expediente principal.
Artículo 5º: Las disposiciones de la presente Resolución regirán, en forma obligatoria, cuando el primer pago de las contrataciones previstas se efectúe desde el 1º de Agosto de 2011. Para las contrataciones actualmente en vigencia y por las que se están liquidando pagos, se utilizará un Expediente de Pagos solo cuando así opte el organismo contratante o a pedido expreso de la Contaduría General de la Provincia ó el Tribunal de Cuentas. En ese caso el organismo contratante procederá a la caratulación del Expediente y desglose de las actuaciones por los pagos anteriores, adjuntando también la copia de la documentación que corresponda.-
Artículo 6º: Dese al Registro Oficial, comuníquese y publíquese.-
Es así que de acuerdo a lo normado por la resolución citada precedentemente, el nuevo procedimiento renditivo se aplicará en forma obligatoria a los expedientes que inicien los pagos a partir del 1º de agosto de 2011 y que se generen por todo concepto vinculados a contratos de: limpieza, jardinería, lavado, planchado, cocina y costura, desmalezamiento, vigilancia; así como también, a los de contrataciones de obras públicas.
A su vez la Contaduría General o el Tribunal de Cuentas – cuando lo consideren conveniente – podrán extender la obligatoriedad de aplicar el mecanismo previsto en esta resolución a aquellos expedientes que hayan iniciado los pagos en una fecha previa a la mencionada en el párrafo anterior o se refieran a contrataciones, cualquiera fuere su objeto, en la medida que generen obligaciones de pago periódico y tramiten a través de expedientes caratulados por la Mesa General de Entradas y Salidas. Esta opción también podrá ser implementada por iniciativa del propio organismo contratante.
